En tu asociación o club os estáis preparando para un gran
acontecimiento y os gustaría que el resultado fuera excelente, pero todo cuesta
mucho. Alguien tiene una idea: “Lo que necesitamos es que alguien nos ayude
económicamente”. ¡Gran idea! Pero, ¿cómo conseguimos un patrocinador? Y, ¿qué
podemos ofrecerle?
¿Qué es el
patrocinio?
La idea que nos acude a la mente con más frecuencia es el
patrocinio deportivo, pero no tiene por qué reducirse a ese campo. Muchas
entidades pueden acudir al patrocinio o esponsorización.
- Asociaciones de vecinos.
- Cofradías.
- ONGs.
- Asociaciones de consumidores.
- Instituciones religiosas.
- Ayuntamientos.
- Organismos públicos independientes.
- Colegios.
- Asociaciones de madres y padres.
- …
- Y, por supuesto, clubes deportivos.
La lista sería inacabable y nos da una idea de la demanda
que existe. Incluso, una empresa puede estar interesada en que cierto
acontecimiento o actividad que va a realizar cuente con una mayor difusión.
¿Quién puede ser mi
patrocinador?
Todas las empresas intentan vender sus productos y servicios
a la mayor cantidad de clientes. Cualquier actividad que les ayude a cumplir
este objetivo les resultará interesante. La diferencia que podemos ofrecer es
que nuestro público está muy segmentado (edad, aficiones, zona de residencia,
etc.) y eso puede facilitar el encaje entre nuestra actividad y un
patrocinador.
Por ejemplo, si nuestro club de atletismo va a organizar una
competición, una tienda de artículos deportivos puede estar interesada en que
los asistentes conozcan sus productos, e incluso venderlos mientras se
desarrolla.
Cualquier empresa puede querer ser tu patrocinador, no
importa lo pequeña que sea. Lo importante es que vea beneficios en tu
propuesta. Y si el dinero es el problema, prueba a fraccionar el presupuesto en
partidas más pequeñas, de modo que en lugar de un patrocinador grande puedas
contar con varios más pequeños.
Cualquier empresa puede querer ser tu patrocinador, no importa lo pequeña que sea.
Por otra parte, si somos ambiciosos, pero no vemos la
posibilidad de llegar a una gran empresa, lo podemos intentar a través de sus
franquiciados o concesionarios. Acudiendo a ellos hablamos con una empresa de
nivel local o regional, pero con una marca nacional o multinacional
Es muy importante que la propuesta que ofrecemos a una
empresa le haga sentirse diferente, no una más entre un montón de otras
empresas que han sido contactadas en masa. Como comentaré más adelante, el
trato personal puede ayudar mucho.
A veces el dinero en sí no es el objetivo, pues un
patrocinador puede preferir que su contribución sea en especie: el equipamiento
de un equipo o las bebidas para una comida de convivencia.
Debemos hacer llegar a la empresa la idea de que contribuir
a nuestro evento les va a resultar más efectivo que otro tipo de promoción o
publicidad.
¿Qué podemos ofrecer
nosotros?
Como club o asociación nuestros integrantes y simpatizantes
presentan unas determinadas características demográficas: edad, aficiones,
lugar de residencia, etc. La clave para establecer una relación beneficiosa con
un patrocinador es encajar nuestra demografía con el público al que quiere
vender sus productos o servicios. Si encontramos esa conexión, tenemos un punto
importante a nuestro favor.
Mediante el patrocinio ofrecemos a unas determinadas
empresas un público que sintoniza con su oferta y, además, se lo presentamos
con nuestra recomendación, a cambio de lo cual le solicitamos una aportación
(económica o material).
Mediante el patrocinio ofrecemos a unas determinadas empresas un público que sintoniza con su oferta
A continuación recojo algunas actividades en las que los
patrocinadores pueden hacerse presentes, pero seguro que surgen muchas más:
- Espacio para anunciarse en los acontecimientos que se organizan.
- Invitaciones o entradas a los acontecimientos.
- Actos inaugurales, saques de honor, presentaciones a la prensa, etc.
- Presentación de premios o trofeos.
- Nombre y logotipo en programas, invitaciones y material impreso.
- Nombre y logotipo en periódicos y anuncios.
- Prendas de vestir, como gorras, camisetas, etc.
- Relación con otras personas o empresas que puedan estar interesadas en sus productos o servicios.
- Stands y puestos de venta.
Conviene recordar que los costes de lo que ofrecemos deben
repercutirse correctamente en los patrocinadores. No tiene sentido que los
patrocinadores cuesten más de lo que dan.
¿Hacer una propuesta
por escrito?
Independientemente de que el contacto con el potencial
patrocinador se haya realizado verbalmente, es conveniente presentar una
propuesta por escrito, mucho más si aún no tenemos un acuerdo cerrado. Esto
añade valor a lo que presentamos: nos muestra más profesionales y el
patrocinador se da cuenta de que vamos en serio.
La propuesta por escrito añade valor a lo que presentamos
La propuesta no tiene que ser un documento extenso, pero
debe contar con una serie de elementos esenciales:
- Los datos de nuestra entidad con identificación del responsable.
- El nombre y fecha del acontecimiento.
- Información sobre los miembros de nuestra entidad o el público que se espera que asista.
- Una lista detallada de lo que se ofrece y de lo que se le pide.
Pasados unos días (una semana, como mucho) nos debemos poner
en contacto con la empresa a que nos dirigimos y, sin presionar, nos
ofreceremos a resolver alguna duda sobre la propuesta o a discutir los
detalles.
Si todo va bien y el patrocinador está de acuerdo, se puede
firmar el acuerdo y concretar la forma en que se va a materializar su
patrocinio.
Prestar un servicio
al patrocinador
En este momento es buena idea comenzar a estrechar lazos con
el patrocinador. Desafortunadamente, es muy frecuente que las entidades se
limiten al clásico “¡Coge el dinero y corre!” y con eso le hacemos un flaco
favor a nuestra iniciativa.
Todo lo que tienda a hacer que se vea tratado como un
personaje VIP nos va a ayudar enormemente y, además, contribuirá a que se
identifique con nuestra idiosincrasia y se sienta como en familia. Pero hay que
hacerlo sinceramente, no por compromiso.
Podemos invitarlo a una reunión del órgano de gobierno o a una
visita a nuestras instalaciones. También es buena idea organizar un acto
protocolario en el que se presenten a todos los patrocinadores y permitir que
se conozcan entre sí y puedan estrechar lazos.
Debemos ser cumplidores con lo que hemos prometido. No tiene
sentido ahorrar dinero dando al patrocinador menos de lo que se había acordado.
Al contrario, si se puede añadir algo imprevisto que no sea muy costoso, mucho
mejor.
Debemos ser cumplidores con lo que hemos prometido
Los recuerdos del patrocinio son un gran detalle. Una
fotografía enmarcada o una placa de recuerdo quedan muy bien, pero si el
patrocinador tiene página web o Facebook facilitarle material en formato
digital es un plus.
Hay que ser leales con los patrocinadores. Si nos trata
bien, hay que corresponder y no queda bien buscar otra empresa que nos ofrezca
lo mismo que él.
La atención al detalle y mirar por las necesidades del
patrocinador mejorará nuestras relaciones con él.
Al terminar el
patrocinio
Una vez ha terminado o está a punto de terminar el
acontecimiento o el tiempo por el que se acordó el patrocinio debemos reunirnos
con el patrocinador y cambiar impresiones con él:
- ¿Ha obtenido lo que esperaba?
- ¿Hubo algún problema, algo que quisiera mejorar?
- ¿Le gustaría que contáramos con él para otro acontecimiento?
- ¿Estaría interesado en participar de otra forma?
Puede ser que no todo haya ido a la perfección, pero debemos
intentar que no sea por nuestra culpa. Cuanto más nos esforcemos, más posibilidades
tenemos de que repita, o de que nuestras actividades despierten interés en
otros patrocinadores, ¿quién sabe?
Cuanto más nos esforcemos, más posibilidades tenemos de que repita
En resumen
- Identificar nuestros miembros y simpatizantes para saber a qué empresas dirigirnos.
- Establecer una propuesta que pueda interesar como publicidad o promoción.
- Tener claro que el patrocinador debe ver un beneficio.
- Establecer lazos personales con el patrocinador
- Atenderle bien y lealmente.
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